电商公司怎么做账？订单、平台结算、发票和退款必须对上

列出每个平台店铺、营业执照主体、收款账户、发货仓、供应商和开票主体。一个团队运营多家公司时，不能把所有流水记进同一本账。

店铺认证主体、合同卖方、消费者付款对象和发票销售方应尽量一致。存在委托代运营或代收款时，用合同和结算单说明关系。

平台通常从消费者订单款中扣除退款、佣金、技术服务费、广告费或其他费用后再结算。银行收到的是净额，而销售和费用是不同会计事项。

若只记净到账，会同时少记收入和平台费用，导致毛利、税负和经营分析失真。应从订单与结算单还原每个组成部分。

每月按店铺下载订单号、下单付款、发货、签收、退款、商品SKU、优惠和结算状态，保留原始导出文件和导出时间。

平台页面会变更，不能只靠网页截图。订单号作为主键连接发票、物流、退款和银行批次，后续抽查可以回到单笔交易。

区分商家承担、平台承担和双方共同承担的优惠，核对结算单及活动规则。不同补贴的交易和税务处理可能不同。

不要看到消费者实付金额就直接作为全部收入，也不要把所有优惠都记成广告费。对金额较大的活动单独保存平台协议。

区分仅退款、退货退款、部分退款和跨月售后，核对商品是否退回、款项是否扣回以及发票是否需要红冲或调整。

建立退款原因和责任方统计。已退款但库存未回、发票未处理或平台仍扣佣金，都会形成对账差异。

采购合同、入库单、供应商发票和付款相互核对，按SKU记录期初、入库、销售出库、退货和期末库存。

无货源、代发或多仓模式也需要证明采购和履约，不是没有自有仓库就可以不做库存与成本记录。

保存直播场次、商品链接、达人或机构合同、佣金结算、平台账单和付款发票，区分坑位费、佣金、投流及样品。

个人收款或口头合作会导致业务、票据和税务难以对应。上线前确定签约和结算主体，不要月底才补合同。

分别完成订单总额、退款、平台费用、应结算、已结算和未结算核对，再汇总到银行。平台在途资金和保证金不能直接当作可用现金。

然后把销售发票、采购费用票和纳税申报交叉检查。差异表应标明原因、金额、责任人和下月跟进。

老板每月应看到店铺级收入、毛利、广告费、退款率、库存和现金，而不是只有一张纳税申报表。

数据量大时通过系统自动汇总，但保留原始平台文件和抽样复核。自动化不能替代主体、业务和异常交易判断。

消费者向店铺购买商品形成销售业务，平台向商家收取佣金、技术服务费、广告费等属于另一层业务。应分别核对销售开票和平台费用凭证，不能拿平台开来的服务费发票冲掉消费者订单收入。

店铺申请开票、自动开票和红冲记录要与订单和退款连接。消费者跨月退货时，财务根据原发票状态办理相应处理；平台费用发票迟到则进入待票台账，不要把两条链混在一起。

预售定金、尾款、跨店满减、平台补贴、赠品、退货和延迟结算会集中出现。活动前先取得规则和费用承担方案，财务与运营约定每类字段的解释，避免事后只拿一张汇总截图。

活动结束后分店铺复核订单、发货、退款、结算和广告消耗，并把正常时间差与真实差错分开。销量激增但库存减少、物流单量和收款没有同步时，应追查刷单、漏发、跨主体收款或数据导出范围问题。

店铺从个体户迁到公司或从一家关联公司转到另一家时，确定订单切换日、库存归属、保证金、未结算款、退款售后和发票责任。平台后台主体修改并不会自动把历史交易的会计和纳税义务转给新公司。

切换日前后分别下载完整订单和结算数据，双方签署库存和资金交接表。旧主体保留处理历史退货、补开发票和税务核对所需资料，新主体从明确日期开始确认自己的销售，不要把整月流水凭经验分摊。